Copropriétaire à l'étranger, comment voter à l'assemblée générale sans être là ?

Être convoqué et informé à l'autre bout du monde

La convocation est adressée au moins 21 jours avant la réunion, par lettre recommandée ou, depuis la loi ALUR, par voie électronique lorsque le copropriétaire a donné son accord exprès au syndic. Pour un propriétaire à l'étranger, cet accord change tout, la convocation, l'ordre du jour, les devis et le formulaire de vote arrivent le jour même, et les délais courent sans attendre la poste internationale. L'accord se donne par simple courrier ou dans l'extranet du syndic, et se retire aussi librement.

Le procès-verbal, lui, part vers les copropriétaires opposants ou défaillants dans les mêmes formes, et c'est cet envoi qui ouvre le délai pour contester une décision devant le tribunal judiciaire.

Trois façons de voter sans être dans la salle

L'article 17-1 A de la loi de 1965 pose que les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Le décret du 27 juin 2019 précise que c'est l'assemblée qui décide des moyens et supports techniques, lesquels doivent au moins transmettre la voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations, et que le copropriétaire qui veut participer à distance en informe le syndic par tout moyen 3 jours francs au plus tard avant la réunion. Tant que l'assemblée n'a pas voté ces moyens, la visioconférence n'est pas de droit, il faut la faire inscrire à l'ordre du jour une première fois.

Le même article ouvre le vote par correspondance, avant la tenue de l'assemblée, au moyen d'un formulaire conforme au modèle fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020 et joint à la convocation. Le formulaire doit être reçu par le syndic 3 jours francs au plus tard avant la réunion, par courrier ou par voie électronique. Une limite à connaître, si la résolution est amendée en séance, le votant par correspondance qui avait voté pour est compté comme défaillant pour cette résolution.

Reste le pouvoir, le plus ancien et le plus souple. L'article 22 permet de se faire représenter par un mandataire de son choix, copropriétaire ou non, le syndic, son conjoint et ses préposés étant exclus. Un mandataire ne peut recevoir plus de 3 délégations de vote, sauf si le total de ses voix et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Un pouvoir en blanc remis au syndic est distribué en séance, mieux vaut nommer quelqu'un et lui écrire ses consignes.

Contester, payer, vendre son lot depuis l'étranger

Le copropriétaire opposant ou défaillant dispose de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester une décision, par assignation du syndicat devant le tribunal judiciaire, un avocat s'en chargeant à distance. Les appels de charges se règlent par prélèvement depuis un compte de la zone SEPA ou par virement international, et l'extranet du syndic, obligatoire pour les syndics professionnels, donne accès aux comptes, aux contrats et aux procès-verbaux.

Vendre un lot de copropriété depuis l'étranger ajoute un dossier à réunir, règlement de copropriété et état descriptif de division, procès-verbaux des trois dernières assemblées, carnet d'entretien, fiche synthétique, montant des charges et des travaux votés, et le pré-état daté que le syndic établit ou que le vendeur fait préparer lui-même à partir des pièces de l'extranet. BRIVEO le prépare pour le vendeur et lit les procès-verbaux pour y relever les travaux votés, afin que l'acheteur et le notaire aient tout avant l'avant-contrat.