Quelles charges le propriétaire peut-il récupérer sur le locataire et comment les régulariser ?

Une liste limitative fixée par décret

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose le principe, les charges récupérables sont exigibles en contrepartie de services rendus, de dépenses d'entretien courant et de menues réparations, et de certaines impositions. Leur liste est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987, ce qui n'y figure pas ne peut pas être facturé au locataire. Elle s'articule autour de trois familles :

• Services liés à l'usage du logement et de l'immeuble, eau froide et chaude, chauffage collectif, électricité des parties communes, ascenseur (électricité, exploitation, petites réparations)
• Entretien courant et menues réparations des parties communes et des espaces extérieurs, nettoyage, espaces verts, désinsectisation, entretien des équipements
• Impositions correspondant à des services dont le locataire profite, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement

Ce qui reste à la charge du bailleur

Restent à la charge exclusive du propriétaire les gros travaux et le ravalement, les honoraires de syndic et frais de gestion locative, la prime d'assurance de l'immeuble ou encore la taxe foncière (hors TEOM). Cas particulier du personnel, la rémunération d'un gardien ou concierge est récupérable à hauteur de 75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, et de 40 % s'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches ; celle d'un employé d'immeuble est récupérable en totalité, dans les conditions fixées par le décret.

Provisions mensuelles et régularisation annuelle

En pratique, le locataire verse chaque mois une provision sur charges, dont le montant doit être justifié, résultats de la régularisation précédente et, en copropriété, budget prévisionnel. Le bailleur doit ensuite régulariser au moins une fois par an en comparant les provisions encaissées aux dépenses réelles.

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre locataires. À compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien) doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le trop-perçu doit être remboursé ; dans le cas inverse, le locataire doit le complément.

Régularisation tardive et prescription de trois ans

Toutes les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989), le bailleur peut réclamer un arriéré de charges dans cette limite, et le locataire peut réclamer le remboursement d'un trop-versé dans la même limite.

Par ailleurs, lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, l'article 23 permet au locataire d'exiger un paiement échelonné par douzièmes, c'est-à-dire étalé sur douze mois.

En location meublée, l'article 25-10 autorise un forfait de charges, versé en même temps que le loyer, il ne donne lieu à aucune régularisation ni complément, et son montant ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles. Le même mécanisme existe en colocation (article 8-1).