État des lieux d'entrée et de sortie : règles, délais et conséquences

Un document contradictoire, à l'entrée et à la sortie

L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 encadrent l'état des lieux. Il est établi lors de la remise des clés (entrée) et lors de leur restitution (sortie), contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Chaque partie en reçoit un exemplaire et le document est annexé au bail. Il peut être établi sur support papier ou électronique, sous une forme permettant la comparaison entre l'entrée et la sortie : document unique ou documents distincts de présentation similaire.

Le décret précise le contenu minimal :

• Type d'état des lieux (entrée ou sortie), date d'établissement et localisation du logement
• Identité des parties et, le cas échéant, des personnes mandatées
• Relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie
• Détail et destination des clés et dispositifs d'accès
• Description précise, pièce par pièce, de l'état des revêtements, des équipements et des éléments du logement, avec observations éventuelles
• Signature des parties et, à la sortie, adresse du nouveau domicile du locataire et date de l'état des lieux d'entrée

Compléter l'état des lieux d'entrée : les délais à connaître

Le locataire peut demander à compléter l'état des lieux d'entrée dans les dix jours suivant son établissement, pour tout élément concernant le logement. Pour l'état des éléments de chauffage, ce droit s'exerce pendant tout le premier mois de la période de chauffe, ce qui permet de vérifier le fonctionnement réel des installations. Si le bailleur ou son mandataire refuse de compléter le document, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.

Ce délai de dix jours est précieux : un défaut non signalé à l'entrée risque d'être imputé au locataire à la sortie. Relevez méthodiquement chaque défaut, même mineur, et appuyez vos observations de photographies datées.

Désaccord, absence ou refus : que dit la loi ?

Si l'état des lieux ne peut pas être établi amiablement (refus d'une partie, désaccord sur les constats), il est dressé par un commissaire de justice à l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre bailleur et locataire, les parties étant convoquées au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception.

Côté coûts : l'état des lieux établi directement entre les parties est gratuit. Lorsque l'état des lieux d'entrée est réalisé par un professionnel mandaté par le bailleur (agence), les honoraires sont partagés, la part du locataire étant plafonnée par mètre carré de surface habitable par le décret n°2014-890 du 1er août 2014 et ne pouvant excéder la part du bailleur ; vérifiez le plafond réglementaire en vigueur. L'état des lieux de sortie réalisé par un professionnel mandaté par le bailleur est, lui, à la charge exclusive de ce dernier.

En l'absence d'état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil s'applique : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel quel, sauf preuve contraire. Cette présomption, défavorable au locataire, ne peut toutefois pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux.

Conséquences à la sortie : retenues et vétusté

La comparaison entre l'état des lieux d'entrée et celui de sortie fonde les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie : seules les dégradations apparues en cours de bail et imputables au locataire peuvent être facturées, sur justificatifs (devis, factures). Le locataire répond des dégradations et pertes survenues pendant la location, sauf s'il prouve qu'elles résultent de la force majeure, de la faute du bailleur ou du fait d'un tiers qu'il n'a pas introduit dans le logement (article 7 de la loi de 1989).

La vétusté, définie par le décret n°2016-382 comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal du logement, ne peut jamais être mise à la charge du locataire. Les parties peuvent annexer au bail une grille de vétusté choisie parmi celles issues d'un accord collectif de location, qui fixe la durée de vie théorique des équipements et des abattements annuels : elle objective le partage entre usure normale et dégradation.